業務コミュニケーションの四象限マトリクス

2020.01.09

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コロナ禍でリモートワークが続く中、業務コミュニケーションのうち、チャット等による非同期コミュニケーションが占める割合が大幅に増加しました。

一方で、mtgなど同期的なコミュニケーションの必要性がなくなったかというとそうではなく、むしろ非同期と同期を上手く組み合わせることで生産性を高めることが重要です。

また、オフィスという物理空間で発生し(させ)やすい、偶発的なコミュニケーションが、slackなどオンライン空間では減少したことで、特に新しく組織に入った人などは、組織の実質的な構成や人間関係を理解することが難しくなりました。

そうした状況において、議論や情報共有の生産性を高くするために、業務コミュニケーションにおける四象限マトリクスを設計してみました。

まず、そのコミュニケーションにおける同期の重要性を軸とします。アジェンダ数が多かったり、コミュニケーションによって共通理解を極めて短い間隔でアップデートしていく必要があること、コミュニケーションで扱う対象の複雑性が高いものは、同期しか勝たんのではないかと整理しました。

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次に、多様な職種がある組織で働く状況を想定し、誰をコミュニケーションに巻き込むかという軸を設定しました。コミュニケーションの対象について、関わるメンバーの職種の幅が広い場合は、関係するより多くの職種を巻き込むべきと整理しました。

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これらを四象限にすると以下となります。

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状況に依存するため少々雑ではありますが、イメージとして業務コミュニケーションの例を当ててみると以下となります。

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キックオフミーティングなど、幅広い職種のメンバー同士で、プロジェクトに対して共通の理解を持つ重要性がある会では、多くの職種のメンバーが集い、同期的に(ZOOM等)コミュニケーションをとることが望ましいでしょう。

一方で、実装の工数を確認するには、プロダクトマネージャーとエンジニア、デザイナーとエンジニア等、限られた職種のメンバー間でチャット等を活用しすり合わせを行うことで十分な場合が多いでしょう。

非同期と同期、参加者の職種の幅を使い分けることで、メンバーがコミュニケーションに割く時間を必要量にとどめつつ成果の最大化を図ることができます。

また、四象限のどこに位置するかで、どんなことに気をつけるべきかなども定義することができそうです。はい終わり。